Pages Navigation Menu

ERP для Вузов. Разгрузка для декана

ERP для Вузов. Разгрузка для декана

В Югорском государственном университете (ЮГУ) завершается очередной этап ввода в промышленную эксплуатацию отраслевого решения корпорации «Галактика» для управления высшим учебным заведением. Это решение базируется на основе системы Галактика ERP и охватывает основные направления финансово-хозяйственной деятельности вуза и управление учебным процессом. О ходе проекта рассказывает Сергей Семенов, начальник управления информатизации ЮГУ.

– Что вас подвигло начать такие серьезные изменения в вузе, как внедрение полномасштабной ERP-системы? Чего вы хотели добиться?

– Для начала стоит описать ситуацию и немного рассказать об истории нашего вуза. Университет был основан в 2001 году на базе работавших ранеев Ханты-Мансийске филиалов нескольких российских вузов, и сразу начался процесс фрагментарной автоматизации. Автоматизация в первую очередь должна была решить на участках следующие задачи – оптимизироватьбизнес-процессы и повысить скорость принятия решений.

Вы знаете, какие проблемы присущи лоскутной автоматизации. В какой-то момент у нас в университете было четыре базы данных только по персоналу: в отделе кадров, у расчетчиков зарплаты, в бухгалтерии, по кафедрам и факультетам. Соответственно, репликация и синхронизация этих баз существовала только через бумажные носители со всеми сопутствующими проблемами – большим разбросом в данных и постоянной зависимостью от человеческого фактора. Это приводило к значительному замедлению выполнения бизнес-процессов, так как требовалось дополнительное время на исправление ошибок и неточностей.Semenov-dekanРешение о переходе на полномасштабную ERP-систему было принято в 2006 году. К этому моменту Югорский государственный университет уже был одним из наиболее динамично развивающихся вузов. Следует отметить, что руководство нашего университета всегда отличали мобильность, инновационность, стремление к применению самых современных средств управления. И эффективно управлять такой сложной структурой, которой к тому времени был ЮГУ, без использования соответствующих программных решений было крайне сложно. Требовалась оперативная достоверная информация как по университету в целом, так и по всем структурным подразделениям. А это шесть институтов, пять факультетов, восемь филиалов. Требовалась информационная поддержка для управления учебным процессом – у нас обучается более 10 тыс. студентов и работает более 1700 сотрудников, из которых 600 – профессорско-преподавательский состав.
Разгрузка для декана ЮГУВ ERP-системе нас привлекла возможность организовать сквозные потоки информации, реализовать однократный ввод данных, формализовать и упорядочить бизнес-процессыуниверситета: управление учебным процессом, управление персоналом, финансовый учет и бюджетирование, бухгалтерский учет, управление логистикой и договорами. И, конечно, мы рассматривали ERP-систему как инструмент для «укладки» первичной информации. Кроме того, стояла задача объединения в единую информационную систему восьми удаленных филиалов, находящихся в других городах округа.

– Почему выбор пал на Галактику ERP, ведь есть ряд других систем и решений?

– Да, есть и другие решения, на базе которых созданы полномасштабные ERP-системы для вузов, в частности зарубежных. Систему Галактика ERP мы выбрали потому, что это отечественная разработка, в которой хорошо проработаны важные для нас задачи управления и учета, связанные с управлением договорами, логистикой, финансами, персоналом. Система поддерживает российское законодательство. У корпорации Галактика большой опыт сотрудничества с вузами. Кроме того, для нас важна была максимальная адаптация ERP-системы к особенностям вуза. «Галактика» на это пошла с готовностью. Были переработаны с учетом вузовской специфики задачи управления персоналом (штатное расписание, табельный учет), договорами и логистикой, финансами, недвижимостью. Был создан новый специальный блок системы для управления учебным процессом. В него вошли модули «Учебный процесс», «Студенты», «Успеваемость», «Приемная кампания».

Мы уже полностью внедрили систему Галактика ERP для управления штатным расписанием, кадрового и табельного учета сотрудников, учета студентов и аспирантов, расчета стипендий, электронного согласования договоров. Идет внедрение задач расчета заработной платы, управления договорами и логистикой, управления недвижимостью, управления учебным процессом.

– На сотрудниках вузов лежит много административной работы, вероятно, за счет автоматизации их можно разгрузить от нее?

– Несомненно. Заведующие кафедрами и деканы получили доступ к структурированной системе отчетов системы Галактика ERP. Сейчас мы заканчиваем третий этап внедрения – автоматизацию средствами Галактики ERP управления учебным процессом. Решаются задачи разработки учебных планов и графика рабочего процесса. Это особенно актуально для заведующих кафедрами и поможет снизить их нагрузку. Раньше все ведущие вузы решали эти задачи, как правило, вручную. Сейчас у некоторых внедрены различные ИТ-решения, но в большинстве случаев это собственные разработки ИТ-специалистов вуза. С уходом программистов по возрасту или в связи со сменой работы эти программы останавливались в развитии и лишались поддержки.
Еще одна типовая задача в рамках автоматизации учебного процесса – контроль успеваемости студентов, создание ряда электронных документов: зачетные книжки, ведомости и т. д. Так вот, в контуре «Галактики» для управления учебным процессом есть возможность прослеживания цепочки от приемной кампании до выпуска студента, получения информации об успеваемости. С осени мы опробуем ее в тестовом режиме.

– Тонким местом в автоматизации принято считать этап описания бизнес-процессов. Как вы его проходили? Особенно интересует анализ процессов учебной части.

– Первым этапом внедрения была автоматизация кадрового учета, это контур управления персоналом. Галактика ERP состоит из контуров, а контуры из модулей – так устроена система. Для описания бизнес-процессов мы приглашали сотрудников корпорации «Галактика», целиком положились на их большой опыт проведения таких мероприятий. Они провели масштабное анкетирование рядовых работников, руководителей среднего звена и руководства вуза. Потом, по результатам обработки огромного количества данных, специалисты «Галактики» представили отчет. Изучив его, мы одобрили схему реализации бизнес-процессов в ERP-системе, и началось внедрение.

Что касается управления учебным процессом, то это наш совместный проект с корпорацией «Галактика». Дело в том, что для вузов это уже устоявшийся процесс. Так как все наши специалисты имеют большой опыт работы в высших образовательных учреждениях – описание бизнес-процессов сделали собственными силами. Провели ряд мероприятий, собрания и семинары, составили свои пожелания и отправили разработчикам. Они, со своей стороны, технологически все реализовали, теперь это новый продукт в системе Галактика ERP – контур управления учебным процессом, который был создан в тесном сотрудничестве со специалистами Югорского государственного университета.

– Во сколько уже обошлось внедрение? Насколько использовалась существующая инфраструктура?

– Как и при внедрении любого программного обеспечения на предприятии, расходы на внедрение состоят из четырех статей: закупка лицензий, пусконаладочные работы, техническая поддержка системы и обучение персонала. Если закупку лицензий принять за единицу, пусконаладочные работы – это в два-три раза больше. Техническая поддержка обходится примерно в одну десятую от стоимости лицензии, обучение персонала – две десятых.

Система Галактика ERP не потребовала установки нового дополнительного оборудования. Наша ИТ-инфраструктура позволила проводить внедрение и эксплуатировать систему без дополнительных затрат. В частности, структурированная кабельная сеть была заложена еще в проекте зданий вуза, а конечное оборудование куплено недавно.

– Частичная автоматизация существовала в вашем институте еще с 2001 года. Фрагменты старой системы интегрировались с Галактикой ERP или ее заменили полностью?

– Да, конечно, фрагменты частичной автоматизации еще присутствуют. Решение о полном замещении этих «лоскутов» мы еще не приняли, но мое мнение и желание, чтобы со временем они были вытеснены во избежание стандартных проблем. В частности, у нас используется «негалактическая» бухгалтерская программа. Мы стремимся поддержать однократный ввод данных и исключить бумажный документооборот. Поэтому наши программисты разрабатывают средства для репликации баз данных, по ночам происходит синхронизация баз.

– А кроме бухгалтерского программного обеспечения какие-то элементы собственной разработки или приобретенные планируется оставить? И что сейчас у вас «дружит» с основной системой Галактика ERP?

– Сейчас у нас работает достаточно интересная система согласования документов, часть ее функций решена системой CART – разработкой партнера «Галактики» фирмы Galantis. Стандартная ситуация в вузе: необходимо получить согласующие визы, например, на договор о закупке. Сотрудник конкурсно-договорного отдела вводит первичную информацию в систему и назначает маршрут согласования. Руководители служб, участвующие в согласовании, получают извещение по электронной почте, для просмотра данных открывают документ в виде веб-страницы, изучают, могут оставить свои комментарии, завизировать или изъять из системы на некоторое время для более подробного изучения. Наш персональный рекорд – за 15 минут шесть руководителей согласовали документ. Мы планируем эту разработку интегрировать в контур управления договорами системы Галактика ERP.

Кроме того, сотрудниками управления информатизации ЮГУ разработаны сетевые электронные сервисы: электронное расписание учебных занятий; информационно-справочная система ЮГУ; телефонный справочник ЮГУ; сервис электронных заявок на ИТ-услуги; управление недвижимостью. Все эти сервисы в той или иной степени сопряжены с системой Галактика ERP.

Для решения специфических задач мы планируем продолжить собственные локальные разработки – безусловно, с учетом системы Галактика ERP.

Источник: "Эксперт Online", ссылка на публикацию

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *