Pages Navigation Menu

Автоматизация информационных потоков: опыт ТГУ

Автоматизация информационных потоков: опыт ТГУ
Журнал "Ректор вуза" №1, январь, 2013

Интервью с проректором по развитию Тольяттинского государственного университета Грегори Райтером.

— Основные мотивы, по которым было принято решение о внедрении системы «Галактика Управление Вузом»? В какой момент и по каким причинам, на ваш взгляд, в университете возникла необходимость автоматизации?

— Начнем с того, что система «Галактика Управление Вузом» внедрялась в университете с высокой степенью автоматизации управленческих расчетов. Необходимость внедрения новой системы была обусловлена двумя причинами.
Первая — это так называемая лоскутная автоматизация. В свое время для разных отделов были написаны свои собственные программы — и хотя между ними работали разные шлюзы, но все равно каждая система могла работать без всех остальных. Приводило это к тому, что многие данные вводились параллельно, при этом получить какие‑либо сводные отчеты по нескольким системам разных отделов оказалось практически невозможным.
Вторая — значительный рост заработных плат программистов в 2008–2011 годах — практически в два раза. Мы разработали множество очень неплохих систем, но вдруг оказалось, что на содержание в штате программистов, которые могли бы поддерживать и совершенствовать эти системы, нужно выделять огромные деньги.
— Почему при выборе ERP-системы вы остановились на предложении корпорации «Галактика», ведь существует ряд других систем и решений, в том числе и зарубежных? 
— Удивительно, но, как оказалось, других подходящих решений просто нет. «Галактика Управление Вузом» — единственная ERP-система на рынке, способная охватить большинство процессов современного вуза. А большинство конкурентов либо нацелены на основной процесс (учебный), либо на финансово-хозяйственные процессы, включая заработную плату, управление бюджетом, кадровую работу. Но такая автоматизация у нас уже была, нам нужен был следующий шаг — действительно единая корпоративная база данных.
— С чем вы столкнулись на первых этапах внедрения?
 
— Самое сложное при внедрении новой системы — это человеческий фактор. Люди годами привыкали работать по одной схеме, в своей родной программе, а потом им предлагают переключаться на что‑то новое. Люди в большинстве своем боятся перемен, вне зависимости от того, будут они хорошими или плохими. Вторая проблема, о которой говорилось ранее, это несоответствие данных из разных систем. Данные не стыковались не просто технически, оказалось, что разные бизнес-процессы одни и те же данные просто видят по‑разному. Приходилось собирать рабочие группы из разных отделов, чтобы согласовать то, какие же данные на самом деле есть в вузе. Например, секции на кафедрах — они либо есть, либо нет, и не должно быть такого, что в трудовой книжке ставится отметка о приеме на работу в секцию кафедры, а зарплата выплачивается по месту работы на кафедре.
— Расскажите, как было организовано управление проектом внедрения системы «Галактика Управление Вузом»? 
— Поддержка и управление данным проектом были приняты на самом высоком уровне университета. Ключевыми факторами, способствовавшими успешному внедрению, были следующие:
— участие во внедрении высшего руководства;
— квалифицированный интегратор в лице ООО «Системы управления бизнесом»;
— уже существующая инфраструктура поддержки автоматизации, отлаженная в Центре новых информационных технологий ТГУ, в том числе внедренные ITIL-подходы и служба поддержки пользователей. Некоторые из сохранившихся старых специализированных систем, например, образовательный портал, теперь используют систему «Галактика Управление Вузом» как источник исходной корпоративной информации.

— Какие этапы прошел проект? Какие интеграторы были задействованы на разных этапах?

 — Внедрение новой системы началось поэтапно. Начали с внедрения относительно независимых модулей «Управление договорами», «Управление персоналом» и «Приемная кампания». После удачного переноса данных и устранения сопутствующих проблем началось внедрение модулей для расчета зарплаты, складского учета и управления бюджетом. В данный момент автоматизируется бухгалтерский учет и бюджетирование, а также внедряются модули «Управление контингентом студентов» и «Платное обучение». Когда все основные процессы будут охвачены в новой системе, можно начать внедрение модулей, основой которых является учебный процесс, и в целом основные задачи, которые мы ставили перед переходом на систему «Галактика Управление Вузом», можно будет считать выполненными. А интегратор у нас был один, с которым мы продолжаем работать и сейчас — ООО «Системы управления бизнесом», г. Самара.

— Какие специалисты вуза используют систему и каково количество рабочих мест?

 — Сейчас в системе постоянно работает порядка 70 специалистов университета, решающих абсолютно различные задачи — от приема абитуриентов и расчета заработной платы до ведения складского учета и планирования бюджета вуза.

— На сотрудниках вузов лежит много административной работы, вероятно, за счет автоматизации их можно разгрузить?

 — Да, конечно. За счет автоматизации многих процессов каждая задача может быть выполнена гораздо оперативнее. Ярким примером является предоставление отчетности о деятельности вуза — любой стандартный вид отчета реализован в системе и может быть собран «одним нажатием кнопки».

— Расскажите подробнее, как было организовано обучение участников проекта?

 — О бучение сотрудников университета проходило в несколько этапов. Первоначально изучались теоретические основы работы в системе. В этом сотрудникам помогало руководство пользователя, которое полностью охватывает имеющийся в системе функционал. Затем знания закреплялись на практике, на тестовой версии системы. И наконец, проводилось персональное дообучение уже на рабочих местах. В дальнейшем специалисты ООО «Системы управления бизнесом» продолжали участвовать и помогать в работе, консультируя по многочисленным возникающим вопросам. Такая практика сохранилась до сих пор, за что мы выражаем им большую благодарность.

— Охарактеризуйте, пожалуйста, техническую сторону внедрения системы «Галактика Управление Вузом».

 — Для работы системы мы выбрали базу данных Oracle как наиболее оптимальную для наших задач. При внедрении все данные из старых информационных систем вуза переводились на Oracle, после чего отсылались разработчикам в г. Самара для внедрения данных в систему «Галактика Управление Вузом». Для эффективной работы внедренной системы были закуплены новые более мощные сервера.

— В чем, по‑вашему, уникальность этого проекта, и ощутили ли вы эффект от внедрения системы?

 — Уникальность данного проекта в том, что под одним понятием «работа в системе «Галактика Управление Вузом» были собраны и успешно работают специалисты нашего университета с различными квалификациями и областями знаний. Эта система позволяет в перспективе объединить все подсистемы ТГУ в единое информационное пространство, которое обеспечивает слаженную работу подразделений. Повысилась актуальность и достоверность информации. Однако основного эффекта мы ожидаем в 2013 году, когда после внедрения комплекса модулей «Бухгалтерский и налоговый учет» и «Платное обучение» мы сможем, наконец, иметь актуальный бюджет «онлайн» с планированием платежного календаря, прозрачными финансовыми обязательствами, причем в разрезе всех центров финансовой ответственности — а такими в ТГУ являются и институты, и каждая кафедра.

— Исходя из полученного опыта автоматизации университета, что нужно учитывать вашим коллегам при выборе комплексной системы автоматизации?

 — Главное учесть, что внедрение такого рода системы — это процесс долгосрочный и трудозатратный. Поэтому обязательным является проведение анализа необходимости внедрения, сопоставления плюсов и минусов, оценки ожидаемого эффекта и принятия взвешенного решения, поддерживаемого большинством сотрудников.


Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *