Pages Navigation Menu

Статья в № 9 журнала «Ректор Вуза»

Статья в № 9  журнала «Ректор Вуза»
Журнал «Ректор Вуза» №9, (сентябрь), 2013 

Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики является ведущим и крупнейшим вузом на Северо-Западе России готовящим специалистов для сферы сервиса. Сегодня университет объединяет восемь институтов, 11 филиалов и три структурных подразделения СПО, здесь обучаются 27 тыс. студентов по 56 специальностям. Как удаётся оптимизировать управление таким крупным вузом, нам рассказал и.о. ректора Евгений Лубашев. 

-Наш университет ещё сравнительно молодой. За 45 лет мы прошли путь от филиала технологического института, который готовил специалистов в сфере сервиса, до крупного университета. По мере роста учебного заведения более глобальными становились и задачи, которые необходимо было решать. Я говорю о задачах управления  контингентом студентов, профессорско-преподавательским составом, финансовыми и общехозяйственными процессами университета. Сегодня наш Университет является сетевым вузом. В состав университета входят 11 территориально распределенных филиалов, но и в Санкт-Петербурге площадки университета  удалены друг от друга, они расположены в разных районах города.Без элементов автоматизации управлять таким учебным учреждением практически невозможно.

Изначально мы ставили задачи управления исключительно учебным процессом. Но на сегодняшний день одним из приоритетных направлений развития современного университета является внедрение информационной системы для получения достоверной отчетности о деятельности всех подразделений вуза. И мы решили автоматизировать весь процесс управления учебным заведением в комплексе.
В 2009 г. готовых решений было немного, и для нас наиболее приемлемым оказалось предложение корпорации «Галактика», которая уже имела опыт успешного сотрудничества с высшими учебными заведениями. Кроме того, представительство этой компании находится в Санкт-Петербурге, была возможность посмотреть, какие решения уже есть, что было предложено другим вузам, как это работает. Нам их опыт понравился, что имело немаловажное значение для выбора подрядчика по автоматизации.
  
С чего началось ваше сотрудничество с корпорацией «Галактика»?
Летом 2009 г.,  фактически сразу после знакомства с компанией-подрядчиком, когда стал понятен объём задач, мы стали прорабатывать техническое задание. До конца 2009 г. была подготовлена вся документация. Эта работа была достаточно объёмная и сложная, но мы справились с ней за короткий срок.
Работу по автоматизации мы начали с приёмной комиссии. Вот, к примеру, театр начинается с вешалки, а лицом вуза для абитуриента является именно приёмная комиссия. С мая 2010 г. приёмная комиссия СПбГУСЭ начала работать в системе «Галактика Управление Вузом». В процессе тестирования системы оперативно устранялись возникающие недочеты. Ведь всё сразу предусмотреть невозможно! Приёмную кампанию 2010 г. мы прошли успешно. Надо сказать, что наш университет на хорошем счету в городе по работе приёмной комиссии. Мы всегда входили в тройку лидеров вузов Санкт-Петербурга по количеству заявлений абитуриентов на бюджетные места и при этом не имели проблем по процедуре проведения приемной компании. Автоматизация приёмной компании дала нам еще больше возможностей по оперативному решению всех задач, связанных со столь объемным и важным для вуза процессом.
Следующим шагом была автоматизация управления кадрами, это, в первую очередь, касалось контингента студентов. Затем мы стали формировать кадровый блок по преподавателям и сотрудникам, после этого перешли к блоку, связанному с учебным процессом, автоматизация которого заняла больше всего времени.
Наши коллеги из корпорации «Галактика» столкнулись с колоссальным объемом данных нашего университета. Дело в том, что каждый студент, а у нас их более 27 тыс., учится по учебному плану той специальности, на которую он поступил. И каждый учебный план нужно было занести в систему «Галактика», чтобы автоматизировать управление учебным процессом, связав воедино расписание,  оценки, ведомости и прочее, т.е. системе электронного деканата.
 
А какие этапы у вас ещё впереди?В планах у нас автоматизация финансового блока. Это и отдел планирования, и госзакупок. Впереди — хозяйственный блок: управление имущественным комплексом университета и автоматизация бухгалтерии. Хотел бы подчеркнуть, что система «Галактика» хороша тем, что она интегрируется с другими программами, функционирующими в вузе. Например, с системой документооборота «Летограф» и рядом других.
 
Вы начали внедрять систему «Галактика» в 2009 г. Как ваши сотрудники отнеслись к этим новшествам в университете?
 
Конечно же, проблемы были.  К новому люди в начале относятся немного негативно. Многие сотрудники и преподаватели в университете работают давно, у них сложился свой апробированный годами стереотип работы. Перед руководством вуза стояла задача изменения мышления людей,  в первую очередь посредством информирования персонала о плюсах, которые привнесет автоматизация. Большое внимание мы уделили и поэтапному  обучению сотрудников работе с системой «Галактика Управление Вузом».
К примеру, в нынешнем сезоне приёмной кампании наши сотрудники работают в системе «Галактика» уже четвёртый год. Соответственно их квалификация по работе с системой значительно выросла.  Благодаря накопленному опыту в настоящее время более 16 тыс. заявлений абитуриентов были своевременно внесены в систему и идентифицированы. Ребята видели свой рейтинг в соответствии с результатами ЕГЭ, оценивая свои шансы поступления как на бюджетное место, так и на места с полной компенсацией затрат на обучение. Мы подключили к работе в автоматизированной «приёмной комиссии» все 11 филиалов, что позволило нам оперативно отслеживать информацию и оценивать эффективность работы каждого из них.
 
Значит ли это, что система «Галактика» упростила вашу работу? 
Безусловно! Это касается всех вопросов управления вузом. Хотелось бы упомянуть еще один существенный аспект управления проектом. Мне, как руководителю, для принятия решения, важно в реальном режиме времени видеть все процессы управления Университетом.  На экран моего персонального компьютера выведена информация с изменяющейся отчетностью о ходе проекта – так называемый «Сегмент Галактика».  Я в любой момент могу посмотреть, что делается  по тем модулям, которые сегодня настроены и работают. Теперь нет необходимости приглашать сотрудников с отчётами, вся информация – на экране.
По масштабам сотрудничества с корпорацией «Галактика» мы, наверное, являемся одним из лидеров.  При окончательной реализации проекта мы планируем подключить для работы в системе порядка 800 пользователей в Университете.
Я считаю, что повезло и нам, и специалистам «Галактики», потому что, пройдя процесс внедрения системы управления вузом вместе с нами, они получили прекрасную практику, а мы хорошую систему. Это позволит им в дальнейшем гораздо быстрее решать задачи по автоматизации других вузов.
Те положительные результаты, которые были достигнуты в ходе проекта внедрения системы управления вузом,  уже сегодня ощутимы, мы видим высокую эффективность проекта.
 Мы планируем продолжить сотрудничество с  корпорацией «Галактика» и полностью завершить проект автоматизации в 2016 г.
 
Что бы Вы могли посоветовать Вашим коллегам при выборе автоматизированной системы, какие моменты необходимо учитывать?Первое, вузам надо серьезно обращать внимание  на знание подрядчиком  специфики как ведения хозяйственной деятельности учебного заведения, так и управления приемной кампанией и учебным процессом. Безусловно, важен и опыт успешного внедрения системы в других вузах.
Второе, необходимо оценивать команду  компании-внедренца, а именно наличие сотрудников, которые могут оперативно помогать решать вопросы, связанных с доработкой программы, внесений изменений. Могу сказать, что по тем модулям, которые у нас сегодня уже работают,  корпорация «Галактика» осуществляет надежную техническую поддержку,  в соответствии с динамично меняющимися внешними и внутренними факторами.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *