Pages Navigation Menu

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота

Северо-Западное отделение корпорации «Галактика» (Санкт-Петербург) является Экспертным центром по СЭД в структуре корпорации «Галактика». Наша компания ведет проекты внедрения систем электронного документооборота, (преимущественно СЭД DIRECTUM), активно развивает свою сеть региональных партнеров, постоянно участвует в конференциях, семинарах и других мероприятиях.

Десятки успешно выполненных проектов внедрения СЭД на предприятиях и в организациях – лучшее подтверждение высокой квалификации наших специалистов и опыта работы на этом рынке.

В момент открытия практики по ECM в 2008 году исследовалось около 70 различных систем электронного документооборота, из которых около 10 разработок были признаны интересными для подробного изучения. По результатам анализа были выбраны три СЭД для продвижения на рынке и внедрения на предприятиях и в организациях – «Летограф», «Босс-референт» и DIRECTUM.

Опыт работы, практика внедрения и реальный достигнутый эффект от внедрения СЭД показал, что DIRECTUM – наиболее перспективная разработка для российских условий. И наша компания сосредоточилась на поставке и внедрении именно этой СЭД, получив высокий партнерский статус, сформировав штат сертифицированных специалистов, организовав Центр сертифицированного обучения и реализовав большое количество проектов.

Официальный сайт компании «Директум» www.directum.ru                           logo_DIR_gor_small

 «Галактика ИТ» на сайте компании «Директум»:

Основные задачи СЭД

При внедрении системы электронного документооборота мы успешно решаем определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: 

  • Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
  • Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
  • Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
  • Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
  • Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
  • Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Обзор СЭД DIRECTUM

DIRECTUM– система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

О компании DIRECTUM

Компания DIRECTUM – ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Компания была создана в 2003 году на базе соответствующих подразделений НПО «Компьютер» с целью активизации работы по продвижению, разработке и внедрению системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Возможности

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

  • Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
  • Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
  • Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
  • Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
  • Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
  • Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
  • Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
  • Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Возможности системы существенно расширяются благодаря компонентам:

  • Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Разработка и модификация системы DIRECTUM; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
  • Службы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services). Обеспечение сквозных процессов, передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM.
  • Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление долговременным и архивным хранением большого объема документов, в том числе медиаданных; настройка политик перемещения данных по хранилищам.
  • Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).
  • Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
  • Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, работа с документами из ERP-системы.
  • Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.
  • Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
  • Быстрая идентификация документа DIRECTUM RapID. Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.
  • Сервер репликации. Создание иерархической системы распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; настраиваемый состав реплицируемых данных.
  • DIRECTUM OverDoc. Бесплатная программа, позволяет организовать работу с электронными документами с ЭЦП без системы, и обмениваться документами между организациями.

Архитектура

Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

  • Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.
  • Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого и удобного создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота.
  • Информационная безопасность системы DIRECTUM обеспечивает высокую надежность хранения документов и быстрый доступ к ним, при этом в DIRECTUM представлены различные механизмы обеспечения безопасности работы с электронными документами.
  • Интеграция системы DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по различным направлениям, благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM на базе набора средств интеграции DIRECTUM Integration Toolset и открытой архитектуре.
  • Территориально распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации.
  • Работа с DIRECTUM через Интернет и в Интранет реализована в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через корпоративный портал.
  • Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
  • Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
  • Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Преимущества

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

  • Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
  • Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
  • Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
  • Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
  • Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
  • Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
  • Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
  • Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
  • Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
  • Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
  • Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
  • Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
  • Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
  • Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Преимущества системы DIRECTUM уже оценили многие крупные и средние организации различных отраслей.

Эффект

В период кризиса и рационализации бюджетов специальные предложения DIRECTUM позволяют получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

  • Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.

    Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Бизнес-процессы настраиваются силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

  • Повышение исполнительской дисциплины.

    По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия.

  • Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

    Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

  • Исключение утечки информации.

    Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

  • Наличие необходимой информации «под рукой».

    При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса.

  • Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании.

    Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест «тяжелых» решений за счет использования системы DIRECTUM.

  • Рост конкурентных преимуществ.

    Внедрение системы DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Рекомендуем почитать «Просто об электронном документообороте». ECM-Journal.ru

logo_DIR_gor_small

Новости DIRECTUM

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

ЧТЗ-УралтракПервая грузоваяРосэнергоатомСДСКазхром
Ангарский завод полимеровТранснефтьТольяттиАзотГазпром-КСАНХК