+7 (495) 287-03-04 market@galaktika.ru

Планирование и предоставление отпусков

Планирование и предоставление отпусков. Новые принципы работы в системе "Галактика HRM".

В предлагаемом решении реализованы следующие основные бизнес-процессы: Планирование отпусков и Предоставление отпусков.

Эти процессы являются независимыми друг от друга. Вместе с тем, для обеспечения обоих необходимы данные о рабочих периодах и отпусках, полагающихся в этих рабочих периодах сотрудникам предприятия.

Под рабочим периодом сотрудника понимается рабочий год, который при этом может увеличиваться на определенное количество дней. К объективным причинам, увеличивающим продолжительность рабочего периода, относятся административные отпуска, отпуска по уходу за ребенком, неявки без уважительной причины и др.

Каждому сотруднику предприятия за определенный рабочий период полагается определенное количество ежегодных трудовых отпусков (включая основной и дополнительные, например, за выслугу лет, работу по контракту, вредные условия работы).

Все перечисленные данные являются объектами, хранимыми и обрабатываемыми в "Справочнике рабочих периодов". Наличие заполненного справочника обязательно для дальнейшей работы. Справочник рабочих периодов - это основной источник учета отпусков сотрудника, на него влияют все действия с отпусками. Вместе с тем, исходная информация для планирования и предоставления ежегодных отпусков берется системой из этого справочника.

Расчет рабочих периодов для одного сотрудника

Рассчитать рабочие периоды для конкретного сотрудника можно непосредственно в картотеке в 7-м разделе "Сведения об отпусках". На вкладке "Рабочие периоды" в одноименном разделе запускается процедура их заполнения с указанием года, в котором будет начинаться последний из формируемых периодов. При необходимости можно добавить очередной рабочий период. Результатом заполнения и формирования будет список рабочих периодов сотрудника по всем его назначениям и перечень сдвигов рабочего периода.

Алгоритмы однозначно определяют рабочие периоды и сдвиги, поэтому редактировать или удалять рабочие периоды нельзя.

Расчет рабочих периодов для перечня сотрудников

Для пакетного формирования сводной информации для перечня сотрудников о рабочих периодах и полагающихся за эти рабочие периоды отпусках предназначен "Справочник рабочих периодов". В его верхней панели отображается список работников предприятия, который можно фильтровать. Для каждого сотрудника наглядно представлены данные об его периодах, источниках сдвигов рабочих периодов, полагающихся за рабочий период отпусках, остатках по отпускам.

Система позволяет также увидеть балансовую информацию по отпускам работника на любую дату и сводную информацию по отпускам за конкретный рабочий период.

Автоматическое создание рабочего периода

При утверждении приказов о приеме на работу (РПД-1) и о назначении внутреннего совмещения, совместительства (РПД-4) рабочие периоды для основного назначения и совместительства (соответственно) будут созданы автоматически.

Расчет полагающихся отпусков

После того как рабочие периоды заполнены можно приступить к расчету полагающихся в рабочих периодах сотруднику отпусков. К полагающимся отпускам относятся отпуска, назначенные сотруднику в соответствии с занимаемой должностью, персональные отпуска сотрудников, остатки отпусков сотрудников за предыдущие периоды. Таким образом, для расчета полагающихся отпусков необходимо осуществить привязку отпусков к должностям штатного расписания и привязку персональных отпусков. Основной очередной отпуск также должен быть привязан к должности штатного расписания или в качестве персонального.

Привязка отпусков к должности в штатном расписании

В "Штатном расписании" на вкладке "Отпуска" необходимо указать перечень отпусков, полагающихся всем сотрудникам, занимающим выбранную должность. Возможно определение периода существования отпуска в данной привязке.

Для упрощения трудоемкости работы по привязке отпусков к должностям штатного расписания следует использовать специальную функцию "Привязка отпусков к ШР". В окне можно выбрать перечень должностей и перечень отпусков для привязки, а также параметры самой привязки.

Привязка персональных отпусков в картотеке

В 7-м разделе картотеки на вкладке "Привязка отпуска" необходимо указать перечень необходимых отпусков, т. е. привязать из справочника рабочих периодов предоставляемые конкретному сотруднику отпуска. Возможно определение периода существования отпуска в данной привязке.

Для упрощения трудоемкости работы по привязке отпусков сотрудникам следует использовать специальную функцию "Привязка персональных отпусков". В окне можно установить необходимые фильтры для определения перечня сотрудников и перечень отпусков для привязки, а также параметры самой привязки.

Формирование перечня полагающихся отпусков

Для формирования перечня полагающихся отпусков можно использовать функции формирования по каждому рабочему периоду (в 7-м разделе картотеки, вызвав пункт локального меню "Сформировать полагающиеся отпуска"), а можно — функции пакетного формирования полагающихся отпусков за все рабочие периоды (в "Справочнике рабочих периодов" для выбранных сотрудников).

Если в предыдущем обрабатываемому рабочем периоде полагающиеся отпуска не были предоставлены, то они будут учтены в качестве остатков. Перечень полагающихся отпусков наравне с перечнями рабочих периодов и сдвигов рабочих периодов определяют необходимое и достаточное количество данных для осуществления планирования и предоставления отпусков.

Формирование приказа на отпуск

Факт предоставления очередного отпуска фиксируется через оформление приказа (РПД-6) или вводом записи непосредственно в 7-м разделе картотеки.

Для утверждения приказа об очередном (фактическом) отпуске необходимо, чтобы в форме были заполнены поля "Предоставить: с, по, дней", "За рабочий период". Для того, чтобы пользователь имел возможность заполнения последнего поля необходимо наличие данных о рабочих периодах и полагающихся отпусках в "Справочнике рабочих периодов". Выбор рабочего периода определяет одновременно и выбор соответствующего назначения сотрудника (рабочие периоды сотрудника разбиты согласно его основному назначению и назначению совмещений).

Согласно указанному количеству дней и порядковому номеру полагающегося отпуска в справочнике рабочих периодов система определит количество дней каждого из полагающихся отпусков, необходимых для предоставления указанного количества дней отпуска. В интерфейсе оформления приказа можно указать порядок предоставления отпусков и количество дней по каждому из них — для этого предназначена нижняя панель.

Ввод данных об отпуске в картотеке

Ввод данных об отпусках возможен в 7-м разделе картотеки на вкладке "Трудовые отпуска". Все фактически предоставленные отпуска сотрудникам группируются в пакеты — для отображения и редактирования пакетов предназначена верхняя панель. Для добавления пакета отпусков достаточно ввести дату начала пакета и рабочий период.

Заполнение рабочего периода может быть осуществлено автоматически системой. При этом необходимо, чтобы "Справочник рабочих периодов" был заполнен всеми необходимыми данными. Выбором рабочего периода определяется и назначение сотрудника за работу, на котором сотруднику предоставляется пакет отпусков.
В нижней панели перечислены дополнительные свойства пакета отпусков.

В средней панели перечислены все отпуска, входящие в состав текущего пакета. Для предоставления всех отпусков, еще не предоставленных за рабочий период, необходимо воспользоваться пунктом локального меню "Добавить полагающиеся отпуска в пакет". В то же время можно выбирать состав отпусков, входящих в пакет, и полагающихся отпусков самостоятельно. Также будет определена и очередность предоставления отпусков в пакете.

Заполнения других полей не требуется.

Формирование план-графика отпусков

План-график отпусков пользователь может сформировать самостоятельно или в автоматическом режиме. В обоих случаях график строится на основании "Справочника рабочих периодов".

Подходящие рабочие периоды при ручном формировании подбираются системой. Рабочие периоды должны либо начинаться, либо заканчиваться в календарном году, на который рассчитывается план-график отпусков. Для создания записи о планируемом отпуске достаточно выбрать сотрудника, указать дату начала отпуска по плану и количество планируемых дней отпуска.

Для автоматизации и упрощения работы по планированию отпусков предназначена специальная функция "Формирование плана-графика отпусков". Работает она в режимах формирования плана-графика на основании рабочих периодов и полагающихся отпусков, импорта данных из MSExcel и в режиме формирования отчета.

Предоставление отпуска за работу во вредных условиях

Согласно законодательству, работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными(ВУТ) и (или) опасными условиями труда(ОВУТ).

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

В системе Галактика  для предоставления отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, информация о работе в соответствующих условиях берется из табеля учета рабочего времени.

Для Беларуси:

  • Среди рабочих по факту дней, отработанными в ВУТ и ОВУТ будут те дни, в которые отработано во вредных условиях 80%(либо 100%, в зависимости от настройки) планового рабочего времени.
  • Дни отпуска считаются "вредными" днями, если в УО отпуска установлен признак "Вредные условия" = "да", и при этом последний календарный день перед отпуском был вредным.
  • Дни командировок считаются "вредными" днями, если из ЛС с учетом переходов пришли вредные условия, и при этом у командировки в УО установлен признак "Вредные условия" = "да".
  • Выходные дни (т.е. нерабочие дни, в которых нет неявок) считаются "вредными", если последний ближайший рабочий день перед ними был днём такого типа.

Для России:

  • Это должны быть дни, в которые есть отработанные часы, при этом из них проведено в ВУТ/ОВУТ половина дня и более.
  • Дни, отработанные в ВУТ/ОВУТ сверх графика (например, внеплановая работа в собственный выходной день) в расчете не учитываются.

Расчет ОСТАТКА количества дней отпуска, полагающегося за работу в ВУТ и ОВУТ, осуществляется только в рамках конкретного рабочего периода (РП) в соответствии с требованиями законодательства пропорционально отработанному времени в соответствующих условиях труда. Предоставление отпуска за работу в ВУТ и ОВУТ авансом не предусматривается.
Если в конкретном рабочем периоде отпуск за ВУТ и ОВУТ не предоставлен, то в следующем РП для него формируется остаток, при этом полагающееся количество дней рассчитывается исходя из отработанного в предыдущем РП времени в ВУТ и ОВУТ ввиду того, что РП уже завершен.

Подробную информацию о расчете остатка отпуска за ВУТ (ОВУТ) можно, находясь на этом отпуске, если выбрать пункт локального меню "Информация о расчете остатка отпуска за вредные условия" или использовать сочетание клавиш Alt+M.

Отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска формируется соответствующим приказом (РПД-40) либо в 7-м разделе картотеки через кнопку "Отзывы". Для оформления отзыва необходимо, чтобы отпуск был предоставлен с учетом рабочего периода. Предоставить отзыв можно как из всего пакета предоставленных отпусков, так и из только некоторых. При введении дат отзыва система автоматически отражает те виды отпусков, на которые попадают дни отзыва

Остатки отпусков

Количество дней отпусков полагающееся, но не предоставленное, отображается в "Справочнике рабочих периодов" в столбце "Остаток". Аналогичный столбец есть в интерфейсе оформления приказа, а также на вкладке "Трудовые отпуска" 7-го раздела картотеки.

Компенсация за неиспользованные дни отпуска

Для предоставления компенсации приказом или на вкладке "Прочие отпуска" 7-го раздела картотеки необходимо выбрать рабочий период, отпуск которого необходимо компенсировать, и полагающийся отпуск, который компенсируется. В настоящее время реализована возможность предоставление компенсации сразу за несколько отпусков.