+7 (495) 252-0255 market@galaktika.ru

Галактика HCM - многофункциональная система для работы с кадрами. Она состоит из трех самостоятельных модулей, один из которых - Кадровое администрирование. Он предназначен для повышения эффективности работы кадровой службы и помогает вести личные дела сотрудников, собирать и анализировать информацию о кадрах. Обработанная информация помогает принимать обоснованные управленческие решения. Модуль позволяет:

  • формировать личные дела и картотеку сотрудников;
  • оформлять трудовые договора и другие соглашения;
  • вести учет по персональным документам (паспорт, диплом и другие);
  • формировать приказы по личным делам;
  • составлять графики работ и режимы рабочего времени;
  • добавлять в личное дело сотрудника информацию о нетрудоспособности;
  • составлять и вести кадровые отчеты в личных делах сотрудников.

Порядок ведения личных дел сотрудников

Первые этапы работы в модуле Кадровое администрирование - составление справочников и штатного расписания для дальнейшей работы. Дальше формировать личные дела сотрудников можно, выполняя следующие действия:

  • Регистрировать прием на работу. Для сотрудника заводится карточка, которая и представляет в системе личное дело. В нее вносится информация об оформлении трудового договора или контракта, о формировании приказа.
  • Формировать прочие приказы.
  • Вести договора или контракты с сотрудниками.
  • Вести учет рабочего времени. Вносить в личное дело сотрудника информацию о его рабочем графике.
  • Вести учет нетрудоспособности. Внесение в дело больничных листков и подобных документов.
  • Планировать отпуска.
  • Получать отчеты.

Создание и оформление личного дела сотрудника

личное дело сотрудника в системе

Личное дело сотрудника в системе представлено в виде карточки. При создании новой карточки автоматически заполняются данные, обязательные для каждого личного дела: уникальный табельный номер, номер карточки, дата создания дела и документ, подтверждающий личность. Документ определяется в зависимости от страны, которая указана в настройках системы. Соответственно, для Беларуси - паспорт гражданина РБ, для России - паспорт гражданина РФ.

Далее при оформлении личного дела сотрудника в карточке нужно ввести полное имя сотрудника, дату рождения и пол. После того, как на сотрудника оформлен трудовой договор, имя и табельный номер редактировать нельзя. Для более удобной идентификации сотрудников в карточку можно добавить фотографию. Дополнительно можно внести так называемые особые отметки для сотрудника: чернобылец, инвалид и прочие. Они добавляются в карточку автоматически после добавления в личное дело сотрудника документов, подтверждающих особую отметку.

Остальные данные личного дела сотрудника сгруппированы по вкладкам:

  • Общие сведения. Содержит персональные данные, информацию об образовании и профессиональном обучении, последнем месте работы, стаже, семейном положении, месте проживания, контактные данные и др.
  • Данные о воинском учете.
  • Приказы о приеме на работу, перемещении на другую должность и т.д.
  • Предоставленные отпуска.
  • Изменения учетных сведений.
Обратная связь