Модуль «Управление МТО»

Модуль "Управление материально-техническим обеспечением" ("Управление МТО") системы Галактика ERP позволяет эффективнее использовать оборотные средства за счет снижения уровня запасов материальных ресурсов.

Кому необходим модуль

Модуль "Управление МТО" предназначен для специалистов отделов снабжения, внешней комплектации, внешних экономических связей, баз материально-технического снабжения и комплектации, складов.

Он позволяет решать задачи по двум направлениям:

  • Управление МТО производственного предприятия;
  • Управление МТО холдинга с филиальной сетью.

Задачи модуля "Управление МТО"

В рамках указанных направлений решаются следующие основные задачи:

  • Проведение заявочной кампании на материально-технические ресурсы (МТР).
  • Формирование планов снабжения на основе заявок снабжения, планов сбыта, планов производства, потребностей в материалах.
  • Замена материальных ценностей (МЦ) на основании перечней разрешенных замен.
  • Формирование планов закупок с учетом необходимых страховых запасов, размеров партии  поставки, ожидаемых и текущих остатков МЦ.
  • Формирование графика закупок МЦ с учетом сроков поставки.
  • Формирование заявок и спецификаций поставщикам МТР по планам снабжения, планам закупок.
  • Контрактация планов и заявок снабжения.
  • Учет поступления МТР от поставщиков по договорам поставки.
  • Расчет планового движения МЦ.

Управление МТО производственного предприятия

Основой формирования плана снабжения на производственном предприятии является потребность в материалах, которая рассчитывается средствами модуля "Планирование производства".

Пример документа «Потребность в материалах»:

Галактика ERP - Управление МТО

Анализ потребности в материалах позволяет выявить дефицитные номенклатурные позиции и определить возможные способы устранения дефицита: допустимая замена на аналогичный материал или закупка.

Любая МЦ в спецификации документа «Потребность в материалах» может быть заменена другой МЦ. В особенности это касается тех МЦ, по которым имеется дефицит.

Варианты замен должны быть описаны заранее. Для описания замен МЦ используются документы «Акт замен» и «Лист замен».

Пример акта замен:

Галактика ERP - Управление МТО

Акт замен содержит сведения о соответствии заменяемой и заменяющей МЦ, а также коэффициент замены количества. В результате корректировки спецификации потребности в материальных ресурсах по актам замен и листам замен дефицит может быть уменьшен или устранен.

Польза модуля

Обеспечение производства материально-техническими ресурсами (МТР) на основании рассчитанной потребности в материалах с учетом замен приводит к экономии средств на закупку МТР и снижению уровня запасов.

Планы снабжения могут быть сформированы в различных аналитических разрезах. План снабжения можно сформировать в разрезе поставщиков и потребителей МТР. Могут быть сформированы отдельные планы снабжения для материалов и для ПКИ, поскольку обычно на предприятиях этим занимаются разные структурные подразделения.

Для планов снабжения существует несколько вариантов представления информации:

  • календарный план (позволяет формировать план снабжения только по тем датам, на которые сформирована потребность в материалах);
  • план по периодам (позволяет получить суммарное количество МЦ к поставке за заданный период в рамках используемого аналитического разреза);
  • календарный график (позволяет получить суммарное количество МЦ к поставке по каждому календарному дню).

Пример плана снабжения по периодам:

Галактика ERP - Управление МТО

Актуальность модуля "Управление МТО"

Бизнес-процессы управления МТО часто требуют поддержания страховых запасов материалов на заданном уровне. Необходимо также учитывать, что поставщики отгружают свою продукцию не в любом количестве: по многим материалам существует минимальная партия поставки. Сам срок поставки того или иного материала может быть весьма значительным. Более того, он может оказать определяющее влияние на возможность выпуска продукции вашим предприятием.

На основании плана снабжения может быть сформирован план закупок с учетом необходимых страховых запасов, размеров партии  поставки, ожидаемых и текущих остатков матценностей. Уровень страховых запасов по отдельной МЦ или группе МЦ, размер партии поставки может быть задан с использованием механизма календарно-плановых нормативов (КПН). В плане закупок количество закупаемых матценностей может возрасти, а даты начала закупки сдвинутся на более ранние сроки.

На основании плана снабжения или плана закупок может быть сформирован график закупок МЦ с учетом сроков поставки. Срок поставки по отдельной МЦ или группе МЦ, а также в разрезе поставщиков может быть задан как КПН. График закупок содержит сведения о количестве МЦ к закупке по каждому календарному дню.

В процессе расчета производственного плана алгоритмы планирования учитывают значения этих КПН, и при необходимости изменяют сроки выпуска продукции и сроки поставки матценностей.

Формирование заявок и спецификаций поставщикам МТР производится по планам закупок, а при их отсутствии – по планам снабжения. По каждой позиции плана может быть сформировано несколько заявок одному или нескольким поставщикам. Заявки формируются отдельно каждому поставщику МТР в соответствии с поставляемой им номенклатурой МТР на любой заданный период времени.

Пример заявки снабжения:

Галактика ERP - Управление МТО

Подробности работы

Позиции сформированной заявки снабжения связываются с позициями плана закупок или плана снабжения, по которым она была сформирована. Это дает возможность отразить в соответствующем плане количество заявленных поставщикам материалов и вычислить дефицит заявки.

Контрактация заявок договорными объемами закупки подразумевает проведение работы с поставщиками по заключению договоров на поставку заявленного перечня МТР в требуемом количестве и в заданные сроки. По результатам контрактации подтвержденное количество МТР в заявках, а также сроки поставки могут измениться. Изменения сроков, а также подтвержденное количество МТР отражаются в связанном плане закупок или плане снабжения. Пересчитывается дефицит законтрактованного количества, отражающий незаявленное количество МТР в связанном плане.

Учет поступления МТР от поставщиков по договорам поставки. Процедура оприходования материально-технических ресурсов обеспечивает их адресный учет. В системе формируется связь приходных документов с договором и заявкой снабжения. По связям между документами информация о поступлении МТР может быть разнесена по плановым документам снабжения для отслеживания хода выполнения этих планов. Благодаря наличию такой обратной связи планы и заявки снабжения могут использоваться при расчете плана производства для учета будущих поступлений материалов.

В некоторых бизнес-процессах существует необходимость рассчитать наличие материалов на любую дату в будущем с учетом будущих поступлений и расходов. Механизм планового движения матценностей модуля "Управление МТО" позволяет выполнить такие расчеты. Эта функциональность позволяет рассчитать будущие остатки материала на любую дату, оценить обеспеченность будущих расходов материалов будущими поставками.

Управление МТО холдинга с филиальной сетью

Цикл работ МТО подразделений (филиалов) ресурсами начинается с заявочной кампании. Минимальной единицей информации о движении ресурсов является заявка на МТР.

Заявка - это заказ подразделения (филиала) на МТР одного наименования в определенном количестве и определенным сроком поставки, характеризующаяся уникальным кодом (UIN). Наличие в заявке различных классификационных признаков позволяет организовать анализ функционирования системы снабжения в самых разных аналитических разрезах.

Как это работает

На основе заявок на МТР формируется регистр заявок, в котором фиксируются все операции с МТР: от подтверждения и контрактации заявок - до прихода ресурсов на склад и отгрузки их потребителям. Причем система учитывает как плановые, так и фактические операции. Это дает возможность контролировать обеспеченность заявок ресурсами, состояние работ по организации закупок МТР и их отгрузки подразделениям (филиалам) в текущий момент времени.

Средства системы обеспечивают поддержку работы пользователя на этапах:

  • вовлечения наличных запасов МТР в счет обеспечения заявок, в том числе и за счет допустимых замен (аналогов);
  • контрактации заявок (обеспечение заявок, которые не удалось в полном объеме удовлетворить за счет наличных запасов, договорными объемами закупки).

При поступлении МТР от поставщиков по договорам закупки в системе четко отслеживается связь приходных документов с первичной заявкой, даже если в них была указана другая номенклатура. Автоматическая процедура оприходования МТР обеспечивает их адресный учет.

План отгрузки МТР подразделениям (филиалам) формируется на основании заявок. При этом система показывает соответствие заявленных номенклатурных позиций реальному наличию ресурсов и их аналогов на складах.

Решается проблема учета отпуска номенклатуры (трубная и кабельная продукция, металлопрокат и т.д.), обладающей специфическими особенностями. Например, было запланировано отправить в два филиала по 30 тонн труб. Но поскольку все трубы несколько отличаются своими размерами и весом, то реально мы можем отправить в один филиал 31 тонну, а в другой – 29 тонн – и никак иначе. В результате подобных ситуаций могут возникать отклонения в обеспеченности заявок.

По планам отгрузки формируются распоряжения на отгрузку МТР со склада, на основании которых производится отпуск материалов, сырья и комплектующих изделий в адрес подразделения (филиала).

Обратная связь