Pages Navigation Menu
 

Повышение эффективности ERP

Повышение эффективности ERP

Тот, кто знаком с ERP-проектами, знает, какие чувства охватывают пользователя в период внедрения системы. Это одновременно радость, беспокойство, волнение и предчувствие появления новых возможностей.

Первичное внедрение ERP-системы может казаться победой в долгой борьбе. Безусловно, это финальный шаг к рентабельности, росту эффективности и прочим преимуществам, которые приносит успешное планирование бизнес-процессов. Похоже, что многие менеджеры проектов считают дату завершения внедрения ключевым событием и основным мерилом успеха. Однако выполнить внедрение в срок и не выбиться из бюджета – это только часть победы.

Учитывая то, насколько сложным, затратным и изматывающим может быть выбор ERP-системы и ее внедрение, неудивительно, что компании все чаще ищут способы усовершенствовать имеющиеся системы, не заменяя их новыми.

В данной статье рассматриваются способы оптимизации ERP-систем с целью повышения их рентабельности.

Анализ ERP-системы

Важно понимать, насколько эффективна ERP-система предприятия. Для этого ее следует оценить в соответствии с отраслевыми стандартами.

По данным отчета ERP 2013 консалтинговой компании Panorama в результате внедрения системы:

  • 71% предприятий удалось окупить затраты на ERP-проект
  • 81% остались довольными программным обеспечением
  • 94% получили определенные бизнес-преимущества от использования систем ERP
  • 63% испытывали сложности в плане решения организационных вопросов и управления процессами
  • 29% не получили поддержки высшего руководства в период внедрения ERP-систем
  • 56% не уложились в бюджет

Эти данные показывают, что только внедрение ERP-системы ни в коем случае нельзя считать верным путем к успеху.

ERP – это развивающийся процесс

Даже при беспроблемном внедрении (если такое вообще бывает) путь к получению преимуществ не заканчивается в тот день, когда система начинает работать. Наоборот, запуск системы является первым шагом в долгом пути к оптимизации ERP-системы и усовершенствованию бизнес-процессов. После первичного внедрения необходимо исследовать процессы в организации и убедиться, что все по-прежнему идет хорошо. Если компания увеличивает продажи или постоянно расширяется естественным образом, либо путем присоединения других компаний, ERP-система должна поспевать за этими переменами.

Кроме того, следует оценить воздействие новой системы на организацию. Эффективно ли сотрудники используют систему? Повышает ли программное обеспечение эффективность бизнеса? Повышает ли система стоимость организации? Эти вопросы рекомендуется рассматривать как перед внедрением, так и после него. Поэтому важно также обеспечить качественную поддержку для пользователей, которая позволит решать все технические проблемы.

Обучение пользователей перед внедрением системы, конечно, помогает избежать рисков, с которыми организации сталкиваются сразу после внедрения. Но необходимо также проводить обучение впоследствии, когда могут возникать другие сложности. Например, ключевые сотрудники должны уметь предоставлять поддержку в целом и отвечать на простые вопросы, касающиеся процессов и системы. В период сразу после внедрения около 80% всех проблем конечных пользователей связаны с непониманием того, как функционируют программы, а не с неполадками в самой системе. Ключевые сотрудники могут сократить количество таких проблем.

Также необходимо предоставить сотрудникам доступные инструменты (инструкции, материалы для обучения и онлайн-руководства). Это упростит знакомство с системой. При необходимости нужно повторять обучение.

Оптимизация ERP-системы

Если ваша организация еще не выросла из своей ERP-системы, то желательно рассмотреть вариант ее оптимизации. Как правило, проблемы клиентов часто связаны не с самой системой, а с ее неправильным использованием и неотлаженными бизнес-процессами.

Чтобы определить, что больше подходит – модернизация имеющейся системы или приобретение новой – ответьте на следующие вопросы:

  • Работает ли ERP-система в полную силу?Используется ли в компании самая новая версия системы?
  • Хорошо ли сотрудники знают систему и умеют ей пользоваться?
  • Хорошо ли отлажены бизнес-процессы и ход работы в целом?
  • Сопротивляются ли рядовые сотрудники или менеджеры использованию системы?
  • Чувствуете ли вы, что организация выросла из своей ERP-системы?
  • Существуют ли значительные возможности для улучшения бизнес-процессов в компании?
  • Согласно ли руководство компании вложить средства в ресурсы, необходимые для внедрения новой системы (время, персонал, деньги и т. п.)?

Если на большую часть вопросов ответ положительный, то, возможно, вам необходима новая система. Если же на один или несколько вопросов ответ отрицательный, то стоит рассмотреть вариант оптимизации имеющейся системы вместо ее полной замены.

Четыре этапа реализации преимуществ ERP-системы и ее оптимизации:

1.   Определение актуальных проблем, связанных с бизнес-процессами и техническим обеспечением
В первую очередь необходимо выявить основные проблемные моменты, как для процессов, так и для системы. Обычно для этого проводится аудит после внедрения. Часто возникаю такие проблемы, как нарушения в бизнес-процессах, недостаточное обучение сотрудников, отсутствие взаимодействия между ними и неправильное функционирование системы.

2.   Выявление и оценка возможности для усовершенствования бизнес-процессов
Чтобы компания получила все преимущества, которые предоставляет система, необходимо понять, каким образом можно усовершенствовать процессы. На этом этапе нужно задокументировать бизнес-процессы, выявить возможности для улучшения и оценить потенциальные преимущества. Кроме того, необходимо провести аудит конфигурации и настроек системы, чтобы убедиться, что она соответствует требованиям.

3.   Определите основные причины проблем, связанных с работой имеющейся системы и пути их решения
После первого и второго этапа гораздо проще определить основные причины неполадок и потенциальные решения самых значимых проблем. Результатом этого этапа должен стать простой план по усовершенствованию бизнес-процессов и технологических операций.

4.   Внедрите план реализации преимуществ ERP-системы
После того, как будут определены основные причины проблем, связанных с процессами, персоналом и технологиями, а также пути их решения, необходимо перейти к реализации действительно эффективного плана действий. Этот план должен представлять собой обычный проект с четко обозначенными задачами, этапами и ответственными лицами.

Значение аудита после внедрения системы

Представители многих организаций настолько рады завершению проекта и настолько уверены в эффективности системы, что отказываются от проведения последующего аудита. Таким образом, они не получают сведений о том, какие преимущества удалось реализовать, а какие нет. Хотя это и есть первый этап поиска основных проблем, связанных с системой. Без такого аудита нельзя понять, насколько система адаптирована к любым переменам или усовершенствованиям рабочего процесса. Сама по себе ERP-система не гарантирует отсутствия таких проблем. Более того, если не уделять ей внимания после внедрения, то проблемы будут притягиваться как магнитом. Необходимо постоянно искать возможности для оптимизации системы, чтобы она соответствовала уровню развития бизнеса.

Проведение аудита после внедрения крайне важно для успешного использования системы. Не важно, сколько полно используется система и как долго, в любом случае такой аудит очень эффективен. При его проведении необходимо, в частности, сосредоточиться на трех ключевых факторах:

1.   Сравнение эффективности предприятия до внедрения системы и после него
В идеале каждый ERP-проект должен иметь развернутое экономическое обоснование, без которого никто не выберет систему и не примет решение о ее внедрении. Чтобы определить, насколько реализованы преимущества, необходимо иметь данные об эффективности работы до внедрения системы. Затем эти данные следует сравнить с результатами аудита. Так можно определить, где процессы недостаточно эффективны, и найти возможности для дальнейшего развития. Если не существует экономического обоснования проекта, которое могло бы послужить ориентиром, организация может самостоятельно сформулировать критерии для сравнения и исследовать эффективность до внедрения системы и после.

2.   Определение потенциальных возможностей для обучения
Не важно, насколько хорошо подготовлены и обучены сотрудники компании. Скорее всего, после внедрения системы они будут работать с меньшей эффективностью. Здесь необходимо выполнить вышеописанное сравнение и выяснить, почему так происходит. Возможно, это временное явление, а возможно – сама система негативно влияет на производительность. Затем следует узнать, как помочь сотрудникам повысить эффективность работы. В результате аудита должно стать ясно, в каких областях у сотрудников сразу было недостаточно знаний даже после обучения, где больше необученных новичков, а также какие тренинги стоит проводить впоследствии. Вложения в обучение помогут реализовать больше бизнес-преимуществ в долгосрочной перспективе.

3.   Оценка работы с системой и привлечение сотрудников к ее усовершенствованию
Хорошие сотрудники всегда хотят повысить свою личную эффективность и приносить пользу компании. Персонал, который использует ERP-систему, скорее всего, получает массу рекомендаций о том, как сделать свою работу более эффективной. Ключевой этап проведения аудита ERP-системы после внедрения включает в себя общение с конечными пользователями на тему их опыта работы с системой. Необходимо также оценить их мотивацию в плане работы со всеми процессами, чтобы оптимизировать использование системы. Многие организации пропускают этот важнейший этап и не опираются на коллективную мудрость своих сотрудников. Но организации, которые подключают к работе над таким проектом всех сотрудников, и считают его приоритетным, а также дают конечным пользователям время на освоение системы, получают куда больше преимуществ, чем те, кто принимает решения по ERP только на высшем уровне.

Работа над ERP-системой не заканчивается в день ее ввода в эксплуатацию, даже если организации этого бы хотелось. Необходимо постоянно проводить аудит системы, оценивая производительность по определенным критериям, а также активно искать пути к усовершенствованию бизнес-процессов и подключать к работе сотрудников на любом уровне. Это поможет компании узнать, насколько система в действительности эффективна. Сторонние консультанты часто оказывают неоценимую помощь таким проектам, поскольку они смотрят «свежим взглядом» и беспристрастно оценивают происходящее. Их мнение помогает компаниям более эффективно использовать технологии ERP.

Читать подробнее
ЧТЗ-УралтракПервая грузоваяРосэнергоатомСДСКазхром
Ангарский завод полимеровТранснефтьТольяттиАзотГазпром-КСАНХК