Составьте план действий

Если ваше руководство одобрило внедрение ERP, то самым первым шагом должна стать работа над стратегическим планом на следующий год. Подробное обсуждение ожидаемых результатов, как в функциональном, так и финансовом плане, поможет определить цели на следующий финансовый год. Как только цели будут определены, высшему руководству будет легче работать над планом на макро-уровне, стратегиями выполнения и подготовкой кадров.

Разумно подойдите к выбору поставщика

Проведите всестороннее исследование рынка, чтобы выявить перечень поставщиков, которые осуществляют внедрение ERP - системы. Учитывайте все требования. Качества, которыми должен обладать поставщик: стабильность на рынке, опыт в области реализации ERP - решений. Он также должен иметь свой список клиентов и предлагаемые функции системы.

Распределите работы

Как только вы выберите поставщика, очень важно, чтобы высшее руководство компании и консультативная группа экспертов поставщика обсудили все требования. Должны быть составлены подробные перечни для различных процессов, обсуждены с экспертами возможности реализации. Это в свою очередь обеспечит четкое распределение всех необходимых функциональных возможностей, которые затем должны быть разбиты на задачи на микро-уровне, основанные на индивидуальных требованиях каждого отдела. Специалисты и менеджеры из разных отделов должны быть вовлечены в планирование на микро-уровне.

Рассчитайте совокупную стоимость владения

После того, как будет определен подробный перечень функциональных возможностей и задач, может быть рассчитана совокупная стоимость владения. Нужно рассмотреть объемы инвестиций в компьютерную технику, комплектующие, программное обеспечение и лицензии на него, лицензии на ERP, сетевые компоненты и т.д. Такие статьи расходов, как ИБП (источник бесперебойного питания) или генераторная установка, принтеры, плата за консультантов по внедрению, расходные материалы (например, CD для резервного копирования, картриджи с тонером, бумага, персональные настройки, ежегодные эксплуатационные расходы и т.д.) должны быть включены в расчеты для получения совокупной стоимости владения.

Привлеките соответствующий персонал

На стадии планирования и реализации должны постоянно привлекаться соответствующие сотрудники и менеджеры, которые будут работать с системой ERP. Это необходимо для того, чтобы знать точные требования к осуществлению различных процессов в отделах. Они должны иметь достаточную квалификацию для проверки функциональных возможностей системы на стадии ее использования.

Производите внедрение ERP поэтапно

Вместо одномоментного внедрения ERP-решения полностью, будет целесообразнее рассмотреть вопрос внедрения в несколько этапов. Это поможет лучшим образом объединить все отделы и их функциональные возможности без возникновения дополнительных проблем. Кроме того, персонал легче обучать поэтапно.

Проинформируйте персонал

Обязанностью команды высшего руководства и отдела маркетинга является обеспечение осведомленности персонала о проекте внедрения ERP. Это позволит персоналу мысленно подготовить себя к изменению своего стиля работы после внедрения системы. Вы можете использовать плакаты, которые будут расположены на видных местах в помещениях компании, электронную почту, а также программы обучения. Все это поможет распространить информацию.

Проведите обучение

Очень важно, чтобы все сотрудники прошли подготовку к работе с системой ERP, что позволит им использовать ее без каких-либо проблем. Программы обучения должны состоять как из теоретических, так и из практических занятий. Обязательное создание учебных программ и использование их для оценки персонала будет гарантировать, что весь персонал пройдет обучение в обозначенные сроки.
Сразу после внедрения ERP-решения персоналу необходимо некоторое время для ознакомления с его характеристиками и функциональными возможностями. Хороший поставщик окажет необходимую помощь персоналу, предоставив команду консультантов. Сотрудники могут позвонить на горячую линию поставщика, чтобы получить помощь, если они в чем-то не уверены.

Управление изменениями и планы на будущее

Внедрение ERP подразумевает, что роли и обязанности некоторых сотрудников изменятся. Очень важно, чтобы руководство обеспечило максимально «гладкое» преобразование ролей в соответствии с функциями компании. На основе плана управления изменениями, компаниям необходимо пересмотреть цели на будущее.

Обратная связь