Pages Navigation Menu
   -

Как наладить контроль за материальными потоками

Как наладить контроль за материальными потоками

Источник: «СNews Телеком», декабрь, 2014

Территориально распределенный многопрофильный бизнес требует централизованного контроля.

Об опыте внедрения единой системы управления материальными ресурсами в интервью CNews рассказала Роза Дерябина – вице-президент по экономике холдинга «Сибирский деловой союз».

CNews: «Сибирский деловой союз», – это огромный холдинг, объединяющий множество компаний разных отраслей. Расскажите, пожалуйста, о его структуре.

Роза Дерябина: Холдинговая компания «Сибирский Деловой Союз» существует уже 10 лет. На более чем 200 предприятиях Кемеровской области, Алтайского края, других регионов России и стран ближнего зарубежья сегодня трудится около 50 тысяч человек.

В состав ХК «СДС» входят компании, занимающиеся добычей и переработкой угля, машиностроительные, вагоноремонтные и химические заводы, предприятия, обеспечивающие перевозки грузов железнодорожным транспортом, строительные организации, компании энергетической отрасли, агропромышленного сектора, все виды СМИ, аэропорт, туристические, страховые, спортивные, оздоровительные учреждения. Среди них: ХК «СДС-Уголь», который входит в тройку лидеров угледобывающей отрасли России; ХК «СДС-Маш» – крупнейший за Уралом производитель грузовых железнодорожных вагонов; «СДС Азот» – крупнейший производитель азотных удобрений и капролактама в России; «КузбассБелАвто»; Кемеровский домостроительный комбинат; Мазуровский кирпичный завод и многие другие.

Стратегической задачей компании является непрерывное развитие каждого предприятия, обеспечивающее все условия производства и реализации современной конкурентоспособной продукции.

CNews: Какова роль системы управления материальными ресурсами?

Роза Дерябина: Управление материальными ресурсами – один из ключевых бизнес-процессов многопрофильного холдинга. Для нормального функционирования и устойчивого развития очень важно поддерживать

Роза Дерябина

Роза Дерябина

оптимальный уровень запасов на предприятиях. Только представьте, какой объем и разнообразие материалов требуется для любого из производств: это и металлопрокат, и горюче-смазочные материалы, и запчасти для техники, и реагенты для очистки сточных вод, химическое сырье и многое другое.

В настоящий момент основные объемы закупок предприятий холдинга осуществляются централизованно через Торговые дома – ТД «СДС-Трейд», «Вагон Трейд».

CNews: Какие основные проблемы и вопросы возникают при управлении материальными ресурсами и потоками холдинговой компании?

Роза Дерябина: В первую очередь, конечно же, – уменьшение затрат на обеспечение предприятий материальными запасами, снижение уровня замороженных активов, максимально возможное использование внутренних ресурсов холдинга и в частности возможность перераспределения материальных ресурсов между предприятиями холдинга с целью исключить излишние закупки, определение целесообразности текущей величины складских остатков предприятий.

Решение данных задач требует, во-первых, наличия оперативной и достаточно детализированной информации по текущей величине материальных запасов по всем предприятиям холдинга, их востребованности (срокам хранения) и динамике изменения величины остатков в течение какого-либо значимого периода времени (например, года).

Во-вторых, необходимо использование единого справочника номенклатуры материалов, позволяющего с одной стороны сопоставлять запасы предприятий между собой, с другой – проводить централизованную закупку номенклатурных позиций крупными партиями для нескольких предприятий разом.

В-третьих, нужна выработка общих правил ведения Заявочной кампании на предприятиях – порядка сбора, формирования и согласования Планов закупок предприятий, общего формата предоставления информации о планируемых объемах закупках в Торговые дома, порядка и единых правил корректировки объемов закупок предприятиями.

Для решения указанных задач нами было принято решение о запуске проекта по переводу предприятий холдинга на использование единого каталога материальных ценностей, внедрении на предприятиях и торговых домах функционала планирования заявочной кампании, механизма автоматизированного электронного обмена данными и документами между предприятиями и торговыми домами.

CNews: Какая программная платформа для реализации проекта была выбрана и почему?

Роза Дерябина: Поскольку на предприятиях холдинга уже успешно использовалось система «Галактика ERP», мы обратились к нашему партнеру – компании «ФТ-Консалт». С данной организацией предприятия холдинга сотрудничают около 15 лет в сфере внедрения и сопровождения информационных систем.

В итоге на основании стандартного функционала модулей системы «Галактика ERP» «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Управление производственной логистикой», «Материально-техническое обеспечение» и «Репликация данных» было разработано уникальное решение для ведения каталогов нормативно-справочной информации (НСИ) и заявочной кампании для групп предприятий. Решение включает в себя: блок «Управление НСИ» – функционал ведения Единого каталога материальных ценностей, добавления новых записей на основании Заявок предприятий, механизм автоматического обмена данными между базами данных предприятий, участников проекта; блок «Ведение заявочной кампании» – функционал ведения заявочной кампании на предприятиях, торговых домах и отраслевых холдингах; блок «Документооборот» – механизм автоматического обмена накладными между предприятиями, контроль исполнения планов закупок предприятий и торгового дома.

Для сбора и централизованного хранения информации о материальных запасах предприятий мы выбрали платформу eXpressApp Framework (XAF) из-за возможности разработки удобных, функциональных в работе пользовательских интерфейсов, наличия встроенной системы безопасности, возможности использования веб-интерфейсов для работы с базой данных остатков и технологии OLAP для работы с большими объемами данных. Одним из важных моментов, определивших выбор данной платформы, стала возможность быстрой разработки прототипа решения, что существенно облегчило реализацию проекта и позитивным образом отразилось на сроках внедрения.

Всего в проект включено 37 предприятий, в том числе 2 торговых дома и 2 отраслевых холдинга.

CNews: Что представляет собой созданное решение? Из каких функциональных компонент оно состоит?

Роза Дерябина: Первый блок – «Управление НСИ». Он определяет единые для всех предприятий-участников каталоги НСИ, принципы их ведения и механизмы поддержки актуальности. Это каталог материальных ценностей, групп материальных ценностей, каталог единиц измерения и связанные вспомогательные каталоги. В итоге реализации проекта мы получили Единый каталог в 150 тысяч позиций, сгруппированный в 2000 групп. Также было разработано 1600 шаблонов наименования МЦ, определяющих правила формирования наименования и значимые реквизиты МЦ для каждой группы.

Второй по важности блок – «Ведение заявочной кампании». Он вводит единые правила ведения заявочной кампании на предприятиях, реализует единую систему электронного обмена информацией. Это позволяет ответственным специалистам служб и подразделений формировать квартальные потребности в материалах на нужды производственной, ремонтной программ, потребности в закупке спецодежды и средств индивидуальной защиты в соответствии с нормами выдачи и прочих вспомогательных материалах.

Потребности подразделений агрегируются в общий план закупок предприятия. Последний согласовывается с отраслевыми холдингами через единую систему электронного обмена информацией.

Далее происходит декомпозиция утвержденного плана закупок по поставщикам – торговым домам: заявки отправляются на закупку в торговые дома через единую систему электронного обмена. В рамках каждого Торгового дома формируется общий План закупок по всем предприятиям (порядка 40–50 тысяч позиций). Позиции общего План закупок Торгового дома распределяется по менеджерам снабжения. Каждый менеджер по своим позициям осуществляет формирование и согласование с предприятиями замен (посредством электронного обмена), формирование пунктов календарного плана (спецификаций поставок), формирование поставок, отслеживает исполнение своих поставок. Имеется возможность собрать общий отчет по исполнению менеджерами торгового дома Плана закупок по количеству и срокам поставки.

Также в рамках блока «Ведение заявочной кампании» реализован механизм Корректировок Заявок со стороны предприятий с автоматическим отражением данных изменений в общем плане закупок торгового дома.

Третий блок – «Документооборот» – реализует единую систему автоматического электронного обмена товарными накладными между предприятиями и торговыми домами. Ввод накладных осуществляется как специалистами предприятий, так и специалистами торговых домов (в зависимости от вида поставки). Созданные накладные посредством репликации передаются в базу данных адресата с автоматическим отображением фактических объемов в Плане закупок предприятия и Торгового дома.

В рамках каждого блока «Управление НСИ», «Ведение заявочной кампании» и «Документооборот» реализован механизм автоматического оповещения пользователей посредством электронной почты по этапам согласования и обработки документов.

Важный блок, реализованного решения, – «Консолидированная отчетность». Данный блок позволяет получать консолидированную информацию по холдингу по остаткам и движению запасов на предприятиях в количественном и стоимостном выражении в разрезе предприятий, складов, материально-ответственных лиц, номенклатурных позиций. В рамках данного блока специалисты Торговых домов имеют возможность оформить Заявки на перераспределение остатков между предприятиями на основании Плана закупок Торгового дома и консолидированных данных об остатках. Оформленные Заявки на перераспределение посредством реализованной системы электронного обмена передаются на предприятия.

CNews: Расскажите об отчетности в холдинге. Какие отчеты имеют наибольшее значение?

Роза Дерябина: Один из наиболее важных – отчет по возрасту запасов по всем предприятиям-участникам проекта. В данном отчете содержится информации об общей величине остатков материалов на предприятиях в количественном и стоимостном выражении, сроках хранения материальных запасов в разрезе складов, материально-ответственных лиц, счетов бухгалтерского учета. Данный отчет позволяет контролировать на предприятиях уровень неликвидов, динамику изменения уровня неликвидов в целом по холдингу и по конкретному предприятию.

Кроме того, интерес представляет и «Динамика остатков», которая формируется в разрезе предприятий. Эти отчеты предназначены для специалистов Департамента экономического развития «Сибирского делового союза».

CNews: Как вы оцениваете результаты проекта?

Роза Дерябина: Хотелось бы отметить, что холдинг решил поставленные задачи. Нам удалось установить контроль материальных потоков, и теперь мы оперативно получаем отчетность о состоянии складских запасов на предприятиях. Стандартизирована и унифицирована заявочная кампания, выработан единый регламент ее ведения, нормализован каталог МЦ, исключена возможность ошибочных и дублирующих записей, создано единое информационное пространстве для всех предприятий-участников системы. Мы получили эффективный инструмент для контроля и перераспределения остатков, в том числе неликвидов, между предприятиями, что в конечном итоге позволит снизить уровень так называемых замороженных складских активов.

CNews: Каков критерий оценки экономической эффективности данного проекта? И какова эта эффективность?

Роза Дерябина: Основной критерий оценки – снижение уровня замороженных складских активов и общего объема запасов на предприятиях холдинга. Их уровень до проекта я могу оценить как стоимостную величину остатков материальных ценностей, по которым не было движения более года. На начало 2014 года по сравнению с состоянием ровно год назад общий уровень запасов по предприятиям холдинга снизился на 10% – в стоимостном выражении это i1,3 млрд.

CNews: Сколько сегодня пользователей системы управления материальными ресурсами?

Роза Дерябина: В целом в рамках разработанного решения задействовано примерно 500 пользователей. Это ответственные сотрудники подразделений предприятий, специалисты финансово-экономического отдела, отдела охраны труда, отдела материально-технического снабжения предприятий, менеджеры торговых домов (порядка 45 человек), руководящий состав предприятий, специалисты отраслевых холдингов и департамента экономического развития холдинга.
ЧТЗ-УралтракПервая грузоваяРосэнергоатомСДСКазхром
Ангарский завод полимеровТранснефтьТольяттиАзотГазпром-КСАНХК